La rétrospective agile est l'outil central des équipes agiles qui accélère l'apprentissage et l'amélioration continue. Dans cet article de blog, nous discuterons de la meilleure façon d'utiliser les rétrospectives agiles pour assurer le succès de l'équipe, en offrant des ressources utiles et des conseils de professionnels expérimentés. Apprenez à maîtriser les rétrospectives !
L'importance des rétrospectives agiles
Définition et objectif des rétrospectives agiles
Une rétrospective Agile est une réunion qui permet de discuter des leçons que l'on peut tirer d'une période et d'identifier des actions d'amélioration. Même si le mot "rétrospective" se réfère au passé, la l'accent est mis sur l'avenir: Qu'est-ce qui peut être amélioré à l'avenir pour être plus efficace dans ce que nous faisons ? En outre, les équipes peuvent prendre des mesures proactives pour traiter les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes graves. C'est pourquoi certains préfèrent utiliser le terme "Foretro“.
Devenir un maître des rétrospectives 🏅💪💪
Organiser une rétrospective efficace relève du grand art. Il faut faire preuve de doigté pour détecter les émotions dans la conversation, permettre à chacun de participer à la réunion et recentrer les gens sur le résultat.
Votre première rétrospective peut s'avérer frustrante, car il se peut que vous ne parveniez pas à un seul accord au cours des deux heures de réunion. Les résultats des rétrospectives ne sont pas seulement des actions, mais aussi un apprentissage et un renforcement de l'esprit d'équipe.
Un modérateur efficace peut déterminer le rythme de la rétro. Il doit obtenir en permanence des informations de la part de l'équipe : avons-nous déjà discuté de ce sujet, ou devons-nous aller de l'avant ?
Après de nombreuses rétrospectives, vous apprendrez, en tant que modérateur et en tant qu'équipe, à trouver plus rapidement des solutions et à obtenir des engagements de la part de l'équipe. Les rétrospectives sont un format de réunion très structuré qui nécessite des mois d'expérience pour commencer à être efficace dans ce domaine.
C'est en forgeant que l'on devient forgeron ; cependant, on apprend aussi très vite en rejoignant en tant qu'observateur une rétro d'un maître agile expérimenté.
Avantages des rétrospectives agiles
Les rétrospectives agiles sont comme l'affûtage d'une hache 🪓
Imaginez un bûcheron chargé d'abattre des arbres dans une forêt à l'aide d'une hache. Au fur et à mesure que le bûcheron travaille, la hache s'émousse en raison des chocs répétés contre les arbres. Si le bûcheron continue à utiliser une hache émoussée, son efficacité à couper les arbres diminuera avec le temps. Le processus deviendra plus lent et nécessitera plus de travail.
À la fin de chaque rétrospective, l'équipe s'est un peu améliorée : les problèmes ont été résolus, la communication s'est améliorée et les personnes sont plus engagées et responsables.
Les rétrospectives agiles sont comme un brossage de dents 🪥
Imaginez que vous vous brossez les dents tous les jours. Vous savez qu'un brossage régulier des dents prévient les problèmes dentaires et préserve votre hygiène bucco-dentaire. Vous n'attendez pas qu'un problème dentaire majeur survienne pour commencer à vous brosser les dents. Au contraire, vous effectuez cette petite activité tous les jours afin d'éviter des problèmes plus importants à l'avenir.
Les problèmes sont comme les caries : ils ne sont généralement pas visibles, même si l'on procède à une inspection approfondie. Tout comme vous prenez soin de vos dents avant qu'elles ne commencent à vous faire mal, les équipes agiles travaillent de manière proactive pour identifier et résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent l'avancement du travail ou le moral de l'équipe.
Rendre visible l'éléphant dans la pièce 🐘
L'éléphant représente un problème dont les gens ne veulent pas parler parce qu'il est trop personnel, embarrassant ou controversé. Imaginez qu'un gros éléphant se trouve au milieu d'une pièce où un groupe de personnes est rassemblé. Malgré la présence évidente de l'éléphant, personne n'en parle. Pourtant, la présence de l'éléphant est si importante qu'elle affecte la dynamique de la pièce et les conversations qui s'y déroulent. Plus l'éléphant est gros, plus il est difficile d'en parler.
En reconnaissant l'éléphant et en en discutant ouvertement, l'équipe peut s'efforcer de trouver des solutions et de prévenir les problèmes susceptibles d'entraîner une déségrégation de l'équipe.
Quand mener des rétrospectives agiles ?
Il est très important pour les jeunes équipes de procéder fréquemment à des rétrospectives, car elles peuvent se trouver dans la phase d'orage et les conflits doivent être résolus très rapidement. Au cours des premières semaines de la vie de l'équipe, j'avais l'habitude de faire une rétrospective hebdomadaire.
L'apprentissage au sein de l'équipe doit être continu. Effectuer une rétrospective sur différentes périodes permet d'avoir des perspectives différentes. Voici quelques exemples de rétrospectives :
- Rétro ad hoc
Certains Scrum Masters décident de lancer une rétro de 15 minutes à la fin d'une réunion quotidienne au cas où des questions devraient être abordées rapidement. - Une rétro à la fin d'une journée
Vous pouvez utiliser le format rétro à la fin d'un atelier pour analyser ce qui peut être amélioré pour le jour suivant. - Une rétro récurrente
Dans le cadre de Scrum, les rétrospectives ont lieu à la fin du Sprint, donc généralement après deux semaines. C'est généralement une bonne fréquence. - À la fin d'une version de produit
La mise sur le marché d'un produit peut être une bonne occasion de parler de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné. - Rétro trimestrielle
Dans le rétro trimestriel, vous pouvez aborder des sujets tactiques tels que l'examen des OKR (objectifs de résultats clés). - Rétro annuelle
La fin de l'année est généralement une bonne occasion de passer en revue les principaux événements qui se sont produits et de parler des objectifs stratégiques pour l'année suivante.
Organiser une rétrospective agile
Le format le plus courant pour une rétrospective Agile suit un ensemble d'étapes, souvent appelé "rétrospective en cinq étapes", tel que décrit par Norm Kerth dans son livre "Project Retrospectives : A Handbook for Team Reviews".
1. Préparer le terrain
Choisir le bon endroit et le bon moment
Commencez la rétrospective en créant une atmosphère confortable et ouverte. Choisissez un moment où l'équipe a suffisamment d'énergie, de préférence le matin ou en début d'après-midi. La durée de la rétrospective peut varier entre 15 et 120 minutes, 90 minutes étant une moyenne. D'après mon expérience, les jeunes équipes peuvent avoir besoin de 120 minutes, tandis que les équipes expérimentées n'ont besoin que d'une heure toutes les deux semaines.
Si vous êtes au bureau, choisissez une autre salle de réunion que celle à laquelle l'équipe est habituée. La raison est liée à notre cerveau reptilien : Les nouveaux lieux mettent les gens dans un nouvel état émotionnel.
Outils
Si vous organisez une réunion à distance, veillez à ce que les participants activent leur webcam. Pour les réunions hybrides ou à distance, vous pouvez utiliser un tableau blanc comme Microsoft Whiteboard, Miro ou Mural. Bien sûr, jetez aussi un coup d'œil à la fonctionnalité rétro dans teammeter qui rendra votre rétrospective agile plus fun et efficace.
Échauffements
Avec un petit jeu ou un brise-glace, vous pouvez vous échauffer pour détendre l'atmosphère et favoriser la créativité au cours de la session. Voici trois jeux populaires pour les rétrospectives :
Brise-glace
Les questions typiques pour briser la glace permettent aux gens de mieux se connaître et d'accroître la confiance. Prévoyez 2 minutes par participant pour préparer sa réponse.
Exemples de questions pour briser la glace :
- Si vous pouviez avoir un super pouvoir, quel serait-il ?
- Quel est le meilleur voyage que vous ayez fait ?
- Quel était votre (premier) emploi étudiant ?
Histoire noire
Un jeu très intéressant pour ouvrir une rétrospective est "Black stories". Il s'agit d'une série d'énigmes que l'équipe doit résoudre en posant des questions au modérateur. L'équipe doit généralement sortir des sentiers battus pour trouver la bonne réponse. Prévoyez 15 minutes pour ce jeu.
Cartographie des émotions
Dans la carte des émotions, chaque participant choisit l'image correspondant à son état émotionnel. Il existe plusieurs variantes :
- Image montrant des visages de personnes ou de monstres dans toutes les émotions possibles.
- Personnages dans différents états émotionnels placés sur un arbre.
- Une carte contient des métaphores visuelles continues telles que "vallée des larmes", "mur d'escalade" ou "source d'énergie".
Donnez au moins 2 minutes à chaque participant pour décrire son état émotionnel par rapport à l'image.
Règles de la rétrospective agile
Au début de la réunion, rappelez à l'équipe l'objectif de la rétrospective et l'importance de l'amélioration continue. Présentez les règles d'une rétrospective efficace :
- La première directive est tirée du livre de Norman Kerth : "Indépendamment de ce que nous découvrons, nous comprenons et croyons sincèrement que chacun a fait le meilleur travail possible, compte tenu de ce qu'il savait à l'époque, de ses compétences et de ses capacités, des ressources disponibles et de la situation."
- "Ce qui se passe à Vegas reste à Vegas" (Confidentialité)
Si l'équipe est nouvelle, j'ajoute quelques règles d'ouverture pour améliorer la qualité des discussions :
- "Chaque point de vue est valable"
- "Comprendre au lieu de justifier"
- "Ne quittez pas la salle avant d'avoir dit ce que vous vouliez dire."
Demandez à tous les participants s'ils ont des questions et s'ils acceptent ces règles avant de commencer la rétro.
2. Rassembler les données
L'objectif de cette étape est de collecter des informations sur le sprint ou l'itération. Il peut s'agir de mesures, de données, de commentaires et d'observations. Partagez les indicateurs de qualité, de performance et de retour d'information des clients afin de vous assurer que l'équipe travaille à partir d'un ensemble de faits communs.
Health Check
C'est également le bon moment pour effectuer un bilan de santé afin d'évaluer les différents aspects de leur travail à l'aide d'un ensemble prédéfini de questions ou d'affirmations. Chaque aspect est évalué et l'équipe discute des résultats afin d'identifier les domaines à améliorer. Ce bilan aide les équipes à évaluer leurs performances globales, leur collaboration et leur satisfaction.
Un Health Check populaire est le questionnaire de Spotify, qui comporte 11 points. Comme il peut être ennuyeux pour l'équipe de répondre chaque fois aux mêmes questions, notre outil d'enquête choisit automatiquement les questions à partir d'une liste de 50 critères d'excellence.
Choisir un modèle rétro
Modèles rétro sont d'une grande utilité car ils contiennent des questions destinées à faciliter la discussion autour de thèmes prédéfinis appelés rétro-dimensions.
Les modèles les plus populaires sont les suivants :
- Démarrer-Arrêter-Continuer: Ce modèle simple demande aux membres de l'équipe d'identifier les choses qu'ils veulent commencer à faire, arrêter de faire et continuer à faire dans leur processus Agile.
- Heureux, triste, fou: Les membres de l'équipe expriment ce qui les a réjouis, attristés ou fâchés pendant le sprint. Cela permet d'identifier les aspects positifs et négatifs de l'itération.
- 4Ls - Aimé, appris, manqué, désiré: Les participants partagent ce qu'ils ont aimé, ce qu'ils ont appris, ce qui leur manquait et ce qu'ils souhaitaient pendant le sprint.
- Voilier: Dans ce modèle métaphorique, l'équipe visualise son voyage comme un voilier. Le vent représente les forces motrices (aspects positifs) et les ancres représentent les obstacles (aspects négatifs). Les membres de l'équipe discutent de la manière de réduire les ancres et d'attraper plus de vent.
Demandez à chaque membre d'écrire des cartes de manière anonyme dans chaque dimension afin d'éviter l'effet d'ancrage. Limitez le nombre de cartes par participant, par exemple 2 cartes par dimension, afin de permettre aux participants de réfléchir aux sujets les plus importants et d'éviter d'avoir trop de sujets à voter.
3. Générer des idées
Au cours de cette étape, l'équipe analyse les données collectées et identifie les modèles, les tendances et les domaines d'amélioration.
Une fois que vous avez sélectionné le sujet le plus important, vous devez décider si une analyse plus approfondie est nécessaire.
Pour les sujets complexes, comme les sujets techniques, il peut être nécessaire de procéder à une analyse des 5 pourquoi. Il s'agit d'une technique de résolution de problèmes qui consiste à demander à plusieurs reprises "pourquoi" pour identifier la cause profonde d'un problème. En approfondissant de manière itérative les raisons sous-jacentes d'un problème, elle permet d'en découvrir la cause fondamentale et de trouver des solutions efficaces.
L'analyse peut être représentée sur un diagramme en arête de poisson qui représente les causes du problème regroupées selon des dimensions telles que les personnes, les méthodes ou le matériel.
Lorsque le problème est trop complexe, il n'y a pas de relation claire entre les causes et les effets et une analyse des causes profondes prendrait trop de temps. De plus, l'analyse des causes profondes prendrait trop de temps, le fait de remuer les problèmes diminue l'énergie de l'équipe. Dans ce cas, passez à l'espace de solution. Les problèmes complexes peuvent être résolus en faisant de petites expériences et en en tirant des enseignements.
4. Décider de ce qu'il faut faire
Au cours de cette phase, vous examinerez chaque sujet classé par ordre de priorité et déciderez de l'action à entreprendre lors de la prochaine itération. Prévoyez entre 15 et 20 minutes pour la discussion de chaque sujet.
- Demande à l'équipe de réfléchir à des propositions d'action
- Regroupez les actions similaires et demandez-leur de voter pour celles qu'ils souhaitent discuter.
- Votez pour les actions qui auront l'impact le plus important sur l'équipe.
- Affiner l'action pour la rendre suffisamment spécifique selon le modèle SMART.
- Évaluez entre 1 et 5 la probabilité que l'action soit mise en œuvre. Si elle est inférieure à 4, demandez à l'équipe de l'améliorer.
Si les actions ne sont pas revues régulièrement, la probabilité qu'elles soient mises en œuvre est faible, car l'équipe est généralement occupée par les opérations. Commencez la prochaine rétro en passant en revue les dernières actions décidées. Cela permet tout d'abord de rappeler à l'équipe quel est le résultat de la rétro. Ensuite, l'échec de la mise en œuvre des actions peut être un autre sujet à discuter lors de la rétro.
5. Clôturer la rétrospective
La rétrospective est clôturée, comme vous pouvez déjà le deviner, par une rétrospective😁. Prévoyez 10 minutes pour résumer la rétro et réfléchir au processus de rétrospective lui-même. Lancez un sondage ROTI (Return On Time Invested) et recueillez des commentaires sur la manière dont la rétrospective peut être améliorée à l'avenir.
Ne mesurez pas le succès de mes rétros au nombre d'actions décidées par l'équipe. Concentrez-vous sur le sujet le plus important et décidez de 2 ou 3 bonnes actions qui font vraiment la différence pour l'équipe.
Ne vous inquiétez pas si le retour d'information n'est pas aussi bon que prévu. Une rétrospective réussie ne repose pas uniquement sur les performances du modérateur, mais sur celles de l'ensemble de l'équipe. L'équipe apprendra avec vous comment améliorer la qualité des discussions et des résultats. Le succès des rétrospectives est en effet un bon indicateur de la performance globale de l'équipe.
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