Die Verwendung einer Kompetenzmatrix kann dabei helfen, das Potenzial in Ihrem Team und Ihrer Organisation freizusetzen. Dieses leistungsstarke Tool wurde entwickelt, um die Lücke zwischen Ihren aktuellen Fähigkeiten und denen, die Sie für den Erfolg benötigen, zu schließen – indem es einen genauen Überblick über alle Kompetenzen bietet.
Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, klare Ziele zu setzen, maßgeschneiderte Schulungsprogramme anzubieten und lernende Mitarbeiter wertzuschätzen. Mit seinen detaillierten Analysen und datengestützten Erkenntnissen kann dieser innovative Ansatz Ihnen dabei helfen, eine bessere Arbeitsplatzkultur aufzubauen, während er Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, ihre technischen, beruflichen und Führungsfähigkeiten weiterzuentwickeln.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie von einer Qualifikationsmatrix profitieren können!
Überblick über die Kompetenzmatrix
Definition
Eine Qualifikationsmatrix, auch bekannt als Kompetenzmatrix, ist ein Instrument, das von Organisationen zur Bewertung, Verwaltung und Visualisierung der Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter eingesetzt wird. Sie bietet eine strukturierte Methode, um zu ermitteln, welche Fähigkeiten in einem Team oder einer Organisation vorhanden sind, welche Fähigkeiten fehlen und wo es Lücken im Fachwissen gibt, die behoben werden müssen.
Sie war als Standardinstrument für Manager bekannt, bis eine Kompetenzmatrix in der Europäischen Union vorgeschlagen wurde. Verwaltung 3.0 Toolkit von Jürgen Appelo aus dem Jahr 2010, das agilen Teams die Nutzung mit dem gesamten Team ermöglicht.
Eine Qualifikationsmatrix oder Kompetenzmatrix visualisiert und verfolgt die Kompetenzniveaus für Mitarbeiter. In der Kompetenzmatrix können Sie verschiedene Fähigkeiten bewerten, die in Ihren Teams erforderlich sind. Dabei kann es sich um Hard Skills handeln, aber auch um Soft Skills wie Kommunikation und Konfliktlösung.
Eine Kompetenzmatrix kann verwendet werden, um ganze Teams und/oder Abteilungen abzubilden, was es einfach macht, Bereiche mit Möglichkeiten für Schulung und Entwicklung zu identifizieren.
Warum ist die Kompetenzmatrix so wichtig?
Der Erfolg von Teams hängt vor allem von ihren Fähigkeiten ab! Ohne die richtigen Fähigkeiten wird Ihr Team langsamer sein und weniger Qualität liefern, oder schlimmer noch, völlig blockiert sein.
Die wichtigsten Vorteile einer Qualifikationsmatrix sind:
- Identifiziert Kompetenzlückem: Sie können genau bestimmen, welche Fähigkeiten erforderlich sind, und Maßnahmen zur Verbesserung der Fähigkeiten in Ihren Teams beschließen.
- Sicherstellung von Compliance: Mit Hilfe der Kompetenzmatrix können Sie sicherstellen, dass Ihr Team über das erforderliche Wissen zu Compliance-Themen wie Sicherheit, Datenschutz oder Arbeitsschutz verfügt.
- Fördert die Entwicklung: Zu sehen, wo sie im Vergleich zu Gleichaltrigen stehen, ermutigt den Einzelnen, hart zu arbeiten und sich zu verbessern.
- Fördert die Zusammenarbeit: Wenn die Teammitglieder die Fähigkeiten der anderen kennen, fällt es ihnen leichter, effizient zusammenzuarbeiten.
- Verbessert die Einstellungsqualität: Indem Sie wissen, welche Fähigkeiten in Ihrem Team fehlen, können Sie die erforderlichen Mitarbeiterprofile gezielter ansprechen und während eines Vorstellungsgesprächs bewerten.
Erstellen einer Kompetenzmatrix
Ermittlung der notwendigen Fähigkeiten
Bevor Sie eine Kompetenzmatrix erstellen, sollten Sie zunächst die wichtigsten Kompetenzen Ihres Teams auflisten.
Ich empfehle, Ihr Team zu bitten, auf einer Tafel alle Aufgaben aufzulisten, die erledigt werden müssen. Geben Sie Ihrem Team dann weitere 10 Minuten Zeit für ein Brainstorming über die erforderlichen Fähigkeiten.
Soft Skills nicht vergessen
Ihr Team wird sich in der Regel zunächst über Hard Skills Gedanken machen. Um Ihrem Team dabei zu helfen, Soft Skills herauszufinden, können Sie ihm die Liste zeigen Top Soft Skills im Jahr 2023 und wählen Sie diejenigen aus, die für die Teamarbeit entscheidend sind. Hier sind einige Beispiele für Soft Skills, die für die Teamarbeit in agilen Teams unerlässlich sind:
- Kommunikation
- Empathie
- Konfliktlösung
Da viele Soft Skills mit der Persönlichkeit zusammenhängen, sollten nur die Fähigkeiten in die Matrix aufgenommen werden, die das Team gut einschätzen kann und die durch Schulungen verbessert werden können.
Der Unterschied zwischen Kompetenz und Fähigkeit
Kompetenz und Fähigkeit liegen in ihrer Bedeutung so nahe beieinander, dass sie als Synonyme verwendet werden können. Wir können sie nur dadurch unterscheiden, dass wir sagen, dass eine Fähigkeit eine natürlichere Begabung ist.
Als einfache Faustregel gilt, fügen Sie die Matrixfähigkeiten hinzu, die die Menschen leicht erlernen können. Wenn Sie die Fähigkeit "Kreativität" betrachten, können Sie Kreativitätstechniken lernen, aber es ist schwieriger, ein kreativer Mensch zu werden. Verwenden Sie daher lieber den Begriff "Kreativitätstechniken".
Mehr über den Unterschied zwischen Fähigkeiten und Fertigkeiten erfahren Sie in diesem Artikel.
Strategische Kompetenzentwicklung
Da es mehrere Monate dauern kann, die Mitarbeiter in Ihrem Team weiterzubilden, ist es wichtig, nicht nur den aktuellen Qualifikationsbedarf zu berücksichtigen, sondern auch die Qualifikationen, die Sie in den nächsten Jahren benötigen werden.
Da wir derzeit einen Boom im Bereich der künstlichen Intelligenz erleben, verschaffen sich Unternehmen, die in den letzten Jahren mit der Entwicklung ihrer Fähigkeiten begonnen haben, jetzt einen Wettbewerbsvorteil. Die Entwicklung von Fähigkeiten erfordert eine große Investition, und Sie sollten einen strategischen Ansatz für die Entwicklung Ihrer Fähigkeiten verfolgen.
Fragen Sie Ihren Produktverantwortlichen und die Stakeholder, wie die strategische Produktentwicklung aussieht, und fügen Sie Ihrer Matrix die Fähigkeiten hinzu, die für Ihr zukünftiges Geschäft entscheidend sind.
Wählen Sie die richtige Granularität der Fähigkeiten
Bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix ist die Wahl der richtigen Granularität der Kompetenzen entscheidend für ihre Wirksamkeit. Wenn die Fähigkeiten zu breit definiert sind, fehlt der Matrix möglicherweise die Spezifität, die für eine genaue Bewertung und Entwicklung der Teamkompetenzen erforderlich ist. Andererseits können zu detaillierte Fähigkeiten zu einer unübersichtlichen Matrix führen, die schwer zu pflegen und zu interpretieren ist.
Der Schlüssel liegt darin, ein Gleichgewicht zu finden, indem man die Fähigkeiten auf einer Ebene kategorisiert, die detailliert genug ist, um wichtige Unterscheidungen zu erfassen, aber breit genug, um eine überwältigende Komplexität zu vermeiden. Berücksichtigen Sie die Ziele des Teams und den Zweck der Matrix - ob es sich um Projektaufgaben, Schulungen oder Karriereentwicklung handelt - und passen Sie die Granularität entsprechend an.
Die richtige Bewertungsskala finden
Die Wahl der geeigneten Kompetenzskala ist ein entscheidender Teil der Gestaltung der Kompetenzmatrix. Eine kurze Skala von 3 Stufen ist schneller zu verwenden. Eine größere Skala ermöglicht Ihrem Team eine genauere Definition der Kompetenzstufen und fördert kleinere Entwicklungsschritte. Unter dieser Artikelfinden Sie eine Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Leistungsskala.
Verwenden einer Vorlage oder eines Tools zum Erstellen einer Kompetenzmatrix
Glücklicherweise muss die Erstellung einer eigenen Kompetenzmatrix nicht kompliziert sein, denn es gibt verschiedene Vorlagen im Internet sowie spezielle Tools, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
Eine Software ist besonders hilfreich, wenn es um große Teams oder Abteilungen geht, da sie eine effiziente Möglichkeit bietet, die Entwicklung jedes Einzelnen zu verfolgen.
Jedes Tool bringt seine eigene Managementphilosophie und seinen eigenen Rahmen mit. Wenn Sie auf der Suche nach Software für die Zukunft der Arbeit sind, dann die Kompetenzmatrix von teammeter ist die richtige Wahl für Sie. Mit Teammeter nehmen die Teams aktiv an der Kompetenzmatrix teil und übernehmen die Verantwortung für ihre Entwicklung.
Verwendung einer Kompetenzmatrix
Bewertung der Kompetenzlevel
Um effektiv zu sein, muss die Bewertung der Qualifikationsniveaus individuell und kollektiv erfolgen.
Bitten Sie zunächst Ihre Teammitglieder, ihr Kompetenzniveau in ihrem Kompetenzprofil individuell zu bewerten. Die Beschreibung der Erwartungen für jede Kompetenzstufe hilft dem Mitarbeiter, die richtige Stufe auszuwählen.
In einem zweiten Schritt bitten Sie Ihr Team, die Niveaustufen der anderen Mitglieder zu überprüfen. Dies ist die Gelegenheit, Feedback auszutauschen, um die Fähigkeiten besser einschätzen zu können.
Aufgrund der Mahn-Kruger-EffektEin psychologisches Vorurteil besagt, dass Menschen sich selbst zu optimistisch einschätzen können, wenn sie die tatsächlichen Erwartungen an eine bestimmte Fähigkeit noch nicht kennen. Personen mit einem höheren Qualifikationsniveau können dann ihren Kollegen helfen, besser einzuschätzen, was erforderlich ist, um ein höheres Qualifikationsniveau zu erreichen.
Berechnung des Busfaktors
Die Busfaktoroder auch Truck-Faktor genannt, ist die Mindestanzahl von Teammitgliedern, die plötzlich aus einem Projekt verschwinden müssen, bevor das Projekt aufgrund des Mangels an sachkundigem oder kompetentem Personal zum Stillstand kommt.
Der Busfaktor kann für jede Fertigkeit berechnet werden: Er ist die Anzahl der Teammitglieder mit einer höheren oder gleichen Fertigkeitsstufe als die Fertigkeitsstufe des Teams.
Das Qualifikationsniveau des Teams ist das erforderliche Niveau, um die entsprechenden Aufgaben ausführen zu können. Beurteilen Sie die Gesamtkompetenz des Teams in Abhängigkeit von der Komplexität der Aufgaben.
Der Gesamtbusfaktor für Ihr Team ist dann der Mindestbusfaktor für alle Fähigkeiten. Je höher der Busfaktor ist, desto besser. Teams sollten idealerweise einen Busfaktor von 3 haben, d.h. auch wenn eine Person im Urlaub ist, wirkt sich ein Krankenstand nicht auf die Auslieferung des Teams aus.
Anforderungen an die Fertigkeiten
Möglicherweise müssen Sie die Qualifikationsanforderungen genauer definieren und die Anzahl der Personen angeben, die für jede Qualifikationsstufe erforderlich sind. Zum Beispiel:
- Die Anzahl der Personen, die im Allgemeinen an einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind
- Das Qualifikationsniveau, das für die „Ersatz“-Teammitglieder erforderlich ist.
Zu diesem Zweck können Sie in die Qualifikationsmatrix die Anzahl der für jede Qualifikationsstufe erforderlichen Personen eingeben.
Erkennen von Kompetenzlücken und Entwicklungsmöglichkeiten
Sobald Sie Ihre Kompetenzmatrix erstellt haben, können Sie damit beginnen, mögliche Lücken oder Schwächen in Ihrem Team zu ermitteln. Anhand dieser Informationen können Sie sich dann auf die Entwicklung bestimmter technischer Fähigkeiten konzentrieren oder zusätzliche Schulungen anbieten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die gewünschten Kompetenzen erfüllen.
Sie sollten die Qualifikationsmatrix mindestens alle 3 Monate überprüfen, um den Entwicklungsfortschritt in Ihrem Team zu verfolgen.
Unterstützen Sie den Wissensaustausch zwischen Teammitgliedern
Die Fähigkeitsmatrix wird nicht nur verwendet, um die Fähigkeitsniveaus innerhalb des Teams anzuzeigen, sondern auch, um den Entwicklungsbedarf für jedes Teammitglied aufzuzeigen.
Um zu verdeutlichen, welches Teammitglied eine bestimmte Fähigkeit erlernen möchte, kennzeichnen wir diese in der Matrix mit einem Pfeil nach oben in der Nähe der Fähigkeitsstufe.
Fragen Sie in einer Teambesprechung, wer bereit ist, Kollegen zu helfen, die eine Fähigkeit erlernen möchten, und planen Sie die Aktivitäten zum Wissenstransfer.
Erstellen eines Plans zur Entwicklung der Fähigkeiten
Das Erkennen von Lücken ist gut, die Entscheidung über Maßnahmen zur Beseitigung dieser Lücken ist besser. Sie sollten eine Überprüfung der Qualifikationsmatrix mit einer Liste von Maßnahmen abschließen, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team beschlossen haben, um das Wissen in Ihrem Team zu verbessern.
Hier sind Beispiele für Aktionen, die mit Ihrem Team entschieden werden können:
- Organisieren Sie eine Wissenstransfersitzung innerhalb des Teams
- Nehmen Sie ein Video zu einem bestimmten Thema auf und teilen Sie es mit dem Team
- Teilnahme an einer Schulung
- Geben Sie einem Teammitglied eine herausfordernde Aufgabe, die es nicht gewohnt ist zu tun. Zum Beispiel eine Präsentation halten oder am Verkauf beteiligt sein.
Nutzen Sie die kollektive Intelligenz des Teams, um solche Aktionen zu finden. Ihre Teammitglieder haben vielleicht tolle Ideen, wie Sie Wissen teilen können.
Verwenden der Kompetenzmatrix für die Einstellung von neuen Mitarbeitern
Nun, da die Qualifikationslücken sichtbar sind, können Sie das ideale Kandidatenprofil für Ihr Team besser ermitteln. Der Kandidat muss die Mindestanforderungen an seine Fähigkeiten erfüllen, insbesondere bei den Soft Skills, und die fehlenden Fähigkeiten mitbringen, die Ihr Team zu höherer Leistung bringen.
Fazit
Die Kompetenzmatrix ist ein unverzichtbares Instrument für Teams, denn sie hilft dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um die Kompetenzentwicklung zu beschleunigen. Mit den richtigen Fähigkeiten an Bord haben Sie die beste Grundlage für Ihren Erfolg.